Qu’est-ce que la matrice Urgent-Important et comment l’utiliser

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Lorsque vous êtes submergé par tout ce que vous n’avez pas encore fait, il est facile de confondre vos priorités. Si quelqu’un vous attend pour terminer une tâche, vous pensez peut-être que c’est l’élément le plus important de votre liste. Si cette tâche est secondaire par rapport à une priorité plus importante, vous feriez mieux de la repousser dans votre calendrier. De plus, avoir 10 choses que vous n’avez pas encore faites peut être si stressant qu’elles semblent toutes aussi importantes. En parcourant calmement vos tâches et en utilisant la matrice Urgent-Important, vous pourrez y voir plus clair et gagner en productivité.

Qu’est-ce que la matrice Urgent-Important ?

La matrice Urgent-Important est un tableau simple qui sépare les tâches en quatre catégories. Chaque catégorie correspond à une action.

1 – Urgent et important – À faire en priorité
2 – Pas urgent et important – À faire plus tard / à planifier
3 – Urgent et sans importance – À déléguer ou automatiser
4 – Pas urgent et pas important – À éliminer

Voici à quoi ressemble la matrice Urgent-Important :

Le but de la matrice est de mieux hiérarchiser ce qui doit être fait. Vous pouvez l’utiliser pour à peu près n’importe quoi, des courses et des tâches ménagères à la gestion de projet de travail et même votre routine de semaine de travail entière. Si les ressources sont limitées et que vous ne pouvez pas tout faire d’ici la fin de la journée (ou de l’heure ou de la semaine), la matrice Urgent-Important vous indiquera sur quoi vous devez vous concentrer en ce moment.

Urgent et important, à faire en priorité

Ce sont les éléments que vous devez gérer au plus vite. Si vous continuez à les laisser sans surveillance, vous aurez des ennuis. Les délais, les défaillances matérielles ou logicielles et les réclamations des clients entrent dans la catégorie «Urgent et Important».

Par exemple:

– Planifier des publications sur les réseaux sociaux sur la vente qui commence aujourd’hui.
– Réviser l’article parce que le client n’était pas satisfait de la première soumission.
– Le site Web est en panne – contacter le webmaster dès que possible.
– Contacter le client qui a laissé un avis négatif sur Facebook.

Urgent et pas important, à déléguer ou automatiser

Ce sont les tâches les plus pénibles. Elles prennent votre énergie et votre temps sans avoir beaucoup à gagner.

Par exemple:

– Éxécuter ce rapport hebdomadaire et ajoutez-le au fichier «Rapports».
– Répondre au message du recruteur sur LinkedIn.
– Envoyer un e-mail à un client potentiel pour lui faire savoir que je ne peux pas prendre en charge son projet.
– Mettre à jour la feuille de calcul budgétaire avec les dépenses d’hier.

Cette partie est un peu délicate. Bien que les tâches individuelles puissent être sans importance, elles sont malgré tout nécessaires. Par exemple, le suivi de vos dépenses est un bon moyen de trouver de la marge de manœuvre dans votre budget. Cependant, la mise à jour quotidienne de votre feuille de calcul budgétaire avec un aperçu des dépenses d’hier est plus une saisie de données qu’une leçon d’apprentissage.

Il faut réussir à passer du temps pour ces tâches afin de les rendre plus simples, plus efficaces. Et, après avoir transformé la tâche en une version plus productive d’elle-même, si elle appartient maintenant à une partie différente. Par exemple, si vous vous inscrivez à un outil budgétaire qui organise vos dépenses après avoir établi un lien avec vos comptes bancaires, vous n’aurez pas à le faire manuellement.

Ni urgent ni important, à éliminer

Les tâches qui entrent dans cette catégorie n’ont aucune valeur – et vous n’avez même pas à les faire. Parfois, on se retrouve à faire ces tâches lorsque l’on ne veux pas commencer ses tâches «urgentes et importantes». Tout d’un coup, on sera plus intéressé par son flux Twitter que jamais.

Les courriels dont vous pourriez vous passer totalement, l’utilisation excessive des médias sociaux et les réunions de travail improductives tombent dans la catégorie “Pas urgent et pas important”.

Débarrassez-vous en. Et si vous ne le pouvez pas, déterminez où se situe leurs valeurs, élaborez un plan pour rendre les tâches plus efficaces et déplacez-la dans une autre partie.

Gardez à l’esprit que ce qui n’a aucune valeur pour une personne peut avoir beaucoup de valeur pour vous, surtout si cette tâche vous fait vous sentir plus calme, plus heureux, inspiré, etc. Ne confondez pas «tâche» et «activité de loisirs». Il est nécessaire de se faire plaisir !

Pour conclure

Quand il n’y a pas assez d’heures dans la journée – ou assez d’énergie pour passer tout faire – comprendre ce qui est important et pourquoi peut vraiment vous aider à ne pas perdre de l’énergie inutilement.

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